Una comunicazione efficace va oltre lo scambio di informazioni. Si tratta di comprendere l'emozione e le intenzioni dietro le informazioni. Oltre a essere in grado di trasmettere chiaramente un messaggio, è necessario ascoltare per comprendere il pieno significato di ciò che viene detto così da far sentire l’altra persona compresa.
Si pensa ingenuamente che la comunicazione efficace sia una comunicazione istintiva… E invece in molti casi proprio quando si comunica usando solo l’istinto, qualcosa va storto, ne derivano quindi incomprensioni, frustrazioni e conflitti.
Per molti di noi, comunicare in modo più chiaro ed efficace richiede l'apprendimento di alcune abilità importanti. Sia che tu stia cercando di migliorare la comunicazione con il tuo coniuge, i tuoi figli, il tuo capo o i tuoi colleghi, l'apprendimento di queste abilità può arricchire le tue connessioni con gli altri, costruire maggiore fiducia e rispetto e migliorare il lavoro di squadra, la risoluzione dei problemi e più in generale la tua salute sociale ed emotiva.
Quindi cosa ci impedisce di comunicare in maniera efficace?
Gli ostacoli comuni a una comunicazione efficace includono:
Stress ed emozioni fuori controllo.
Quando sei stressato o emotivamente sopraffatto, è più probabile che fraintendi gli altri, invii segnali non verbali confusi o sgradevoli e cadi in modelli di comportamento istintivi e malsani. Per evitare conflitti e incomprensioni, puoi imparare a calmarti rapidamente prima di continuare una conversazione.
Mancanza di concentrazione.
Non puoi comunicare in modo efficace quando sei multitasking. Se stai controllando il telefono, pianificando ciò che dirai dopo o sognando ad occhi aperti, è quasi certo che ti mancheranno i segnali non verbali nella conversazione. Per comunicare in modo efficace, è necessario evitare distrazioni e rimanere concentrati.
Linguaggio del corpo incoerente.
La comunicazione non verbale dovrebbe rafforzare ciò che viene detto, non contraddirlo. Se dici una cosa, ma il tuo linguaggio del corpo dice qualcos'altro, il tuo ascoltatore probabilmente penserà che sei disonesto. Ad esempio, non puoi dire "sì" mentre scuoti la testa no.
Linguaggio del corpo negativo.
Se non sei d'accordo o non ti piace ciò che viene detto, potresti usare un linguaggio del corpo negativo per respingere il messaggio dell'altra persona, ad esempio incrociando le braccia, evitando il contatto visivo o battendo i piedi. Non devi essere d'accordo o anche apprezzare ciò che viene detto, ma per comunicare in modo efficace e non mettere l'altra persona sulla difensiva, è importante evitare di inviare segnali negativi.
Quali sono invece le abilità necessarie per una comunicazione efficace?
Ci sono diverse abilità che ci consentono di comunicare in maniera efficace.
Queste abilità hanno delle caratteristiche specifiche, ma vediamo quali sono:
I° abilità e sue caratteristiche:
Diventa un ascoltatore coinvolto
Quando comunichiamo con gli altri, spesso ci concentriamo su ciò che dovremmo dire. Tuttavia, una comunicazione efficace consiste, in realtà, nell’ascoltare molto e nel parlare di meno.
Non è necessario parlare molto per essere efficaci, lo si può essere anche con una manciata di parole. Ascoltare bene significa non solo comprendere le parole o le informazioni che vengono comunicate, ma anche comprendere le emozioni che l'interlocutore sta cercando di trasmettere.
C'è una grande differenza tra l'ascolto impegnato e il semplice ascolto. Quando ascolti davvero, quando sei impegnato a comprendere il senso di ciò che viene detto, presterai ascolto alle sottili intonazioni nella voce, che rivelano come si sente quella persona e le emozioni che sta cercando di comunicare. Quando sei un ascoltatore impegnato, non solo capirai meglio l'altra persona, ma la farai anche sentire ascoltata e compresa, il che può aiutare a costruire una connessione più forte e più profonda tra di voi.
Comunicando in questo modo, sperimenterai anche un processo che riduce lo stress e sostiene il benessere fisico ed emotivo. Se la persona con cui stai parlando è calma, ad esempio, ascoltare in modo impegnato aiuterà a calmare anche te. Allo stesso modo, se la persona è agitata, puoi aiutarla a calmarsi ascoltandola in modo attento e facendola sentire compresa.
Suggerimenti per diventare un ascoltatore impegnato.
Concentrati sull'interlocutore
Non puoi ascoltare in modo impegnato se controlli costantemente il telefono o pensi a qualcos'altro. Devi restare concentrato per poter cogliere le sottili sfumature e gli importanti segnali non verbali in una conversazione. Se trovi difficile concentrarti su alcuni oratori, prova a ripetere le loro parole nella tua testa: rafforzerà il loro messaggio e ti aiuterà a rimanere concentrato.
Favorisci il tuo orecchio destro. Se ancora non lo sapessi eccoti svelato il perché di questo bizzarro suggerimento. L’emisfero sinistro del cervello deputato all’elaborazione primaria della comprensione del linguaggio ed anche delle emozioni. Poiché funzioniamo in modalità controlaterale, cioè l’emisfero sinistro del cervello comanda il lato destro del corpo, favorire l'orecchio destro può aiutare a rilevare in modo più efficace le sfumature emotive di ciò che qualcuno sta dicendo.
Evita di interrompere o cercare di reindirizzare la conversazione alle tue preoccupazioni.
Ascoltare non equivale ad aspettare il turno per parlare. Non puoi concentrarti su ciò che qualcuno sta dicendo se stai già formulando nella tua testa ciò che dirai dopo che avrà finito di dire ciò che sta dicendo, perché così facendo potresti perderti delle parti salienti del suo discorso ed inoltre spesso chi parla può avere una buona capacità di leggere le tue espressioni facciali e capire che la tua mente è altrove.
Mostra il tuo interesse per ciò che viene detto.
Annuisci di tanto in tanto, sorridi alla persona e assicurati che la tua postura sia aperta e invitante. Incoraggia l'oratore a continuare con piccoli commenti verbali come "sì" o "uh huh". Si chiamano segnali di backchannel che consentono un'interazione sociale fluida, in sostanza sono rumori, gesti, espressioni o parole, usati da un ascoltatore per indicare che lui/lei sta prestando attenzione.
Prova a mettere da parte il giudizio.
Per comunicare in modo efficace con qualcuno, non è necessario che ti piaccia o che tu sia d'accordo con le sue idee, valori o opinioni. Quindi proprio per questo motivo, devi mettere da parte il giudizio e le critiche per comprendere appieno. Anche la comunicazione più difficile, se eseguita con successo, può spesso portare a un'improbabile connessione con qualcuno.
Fornire un feedback.
Se sembra esserci una disconnessione, rifletti su ciò che è stato detto parafrasando. "Sembra che tu stia dicendo" o "Quello che ascolto è" sono ottimi modi per riflettere. Non ripetere semplicemente ciò che l'oratore ha detto alla lettera, altrimenti correrai il rischio di sembrare falso o poco intelligente. Invece, esprimi cosa significano per te le parole di chi parla. Fai domande per chiarire alcuni punti: "Cosa intendi quando dici..." oppure "È questo che intendi?"
Ascolta l'emozione dietro le parole.
Sono le frequenze più alte del linguaggio umano che impartiscono emozioni. Puoi diventare più sintonizzato su queste frequenze, e quindi più in grado di capire ciò che gli altri stanno realmente dicendo, esercitando i muscoli piccoli del tuo orecchio medio. Puoi farlo cantando, suonando uno strumento a fiato o ascoltando alcuni tipi di musica ad alta frequenza.
II° abilità e sue caratteristiche:
Presta attenzione ai segnali non verbali.
Il modo in cui guardi, ascolti, ti muovi e reagisci a un'altra persona dice molto su come ti senti, più di quanto le sole parole possano mai fare. La comunicazione non verbale include le espressioni del viso, i movimenti e gesti del corpo, il contatto visivo, la postura, il tono della voce e persino la tensione muscolare e la respirazione.
Sviluppare la capacità di comprendere e utilizzare la comunicazione non verbale può aiutare a connetterti con gli altri, esprimere ciò che intendi veramente, navigare in situazioni difficili e costruire relazioni migliori a casa e al lavoro.
Puoi migliorare una comunicazione efficace usando un linguaggio del corpo aperto: braccia rilassate, mantenendo il contatto visivo con la persona con cui stai parlando.
Puoi anche usare il linguaggio del corpo per enfatizzare o migliorare il tuo messaggio verbale, ad esempio dando una pacca sulla spalla a un amico mentre gli fai i complimenti per il suo successo, o battendo i pugni per sottolineare il tuo messaggio.
Migliora il modo in cui leggi la comunicazione non verbale
Sii consapevole delle differenze individuali. Persone di paesi e culture diverse tendono a utilizzare diversi gesti di comunicazione non verbale, quindi è importante tenere conto dell’età, cultura, religione, genere e stato emotivo quando si leggono i segnali del linguaggio del corpo. È probabile che un adolescente italiano, una vedova in lutto egiziana e un uomo d'affari asiatico, utilizzino i segnali non verbali in modo molto diverso!
Guarda i segnali di comunicazione non verbale raggruppandoli. Considera tutti i segnali non verbali che ricevi, dal contatto visivo al tono di voce al linguaggio del corpo. Chiunque può sbagliare di tanto in tanto e lasciare andare il contatto visivo, ad esempio, o incrociare brevemente le braccia senza volerlo. Considera i segnali nel loro insieme per ottenere una migliore "lettura".
Migliorare a “recapitare” la comunicazione non verbale
Usa segnali non verbali che corrispondano alle tue parole piuttosto che contraddirle. Se dici una cosa, ma il tuo linguaggio del corpo dice qualcos'altro, il tuo ascoltatore si sentirà confuso o coltiverà sospetto rispetto alla tua sincerità. Ad esempio, se ti siedi con gambe e braccia incrociate e scuoti la testa dicendo di essere d'accordo con quello che sta dicendo l’altro, beh molto difficilmente l’altro crederà che tu sia sincero!
Quinndi regola i tuoi segnali non verbali in base al contesto. Il tono della voce, per esempio, dovrebbe essere diverso quando ti rivolgi a un bambino rispetto a quando ti rivolgi a un gruppo di adulti. Allo stesso modo, prendi in considerazione lo stato emotivo e il background culturale della persona con cui stai interagendo.
Evita un linguaggio del corpo negativo ed usa invece il linguaggio del corpo per trasmettere sentimenti positivi, anche quando non li stai provando. Se, ad esempio a un colloquio di lavoro, ad una presentazione importante o il primo appuntamento, sei molto nervoso, puoi usare un linguaggio del corpo positivo per segnalare sicurezza, anche se non te la senti. Invece di entrare in una stanza con la testa in giù, gli occhi distolti e sgattaiolare come se fossi in incognito, prova a stare in piedi con le spalle dritte, sorridi e mantenendo il contatto visivo e dando una stretta di mano ferma. Questo ti farà sentire più sicuro di te e ti aiuterà a mettere l'altra persona a suo agio.
III° abilità e sue caratteristiche:
Tenere sotto controllo lo stress
Quante volte ti sei sentito stressato durante un diverbio con il tuo fidanzato, con i tuoi figli, con il tuo capo, o con gli amici o colleghi e poi hai detto o fatto qualcosa di cui poi ti sei pentito? Se riesci ad alleviare rapidamente lo stress e tornare a uno stato di calma, non solo eviterai questi rimpianti, ma in molti casi aiuterai anche l'altra persona a calmarsi.
Comunicare efficacemente rimanendo calmi sotto pressione
Usa tattiche di stop and go per darti il tempo di pensare. Chiedi di ripetere la domanda o di chiarire un'affermazione prima di rispondere.
Fai una pausa per raccogliere i tuoi pensieri. Il silenzio non è necessariamente una cosa negativa: mettere in pausa può aiutarti ad apparire come se avessi la situazione sotto controllo, mentre invece affrettarti nel rispondere può rimandare ad un messaggio di stress ed agitazione.
Fai il punto e fornisci un esempio o un'informazione di supporto. Se la tua risposta è troppo lunga e ribadisci ripetutamente un certo numero di concetti, rischi di perdere l'interesse dell'interlocutore. Segui un punto con un esempio e poi valuta la reazione dell'ascoltatore per capire se è opportuno passare ad un secondo punto, e così via.
Esprimi le parole in modo chiaro. In molti casi, il modo in cui dici qualcosa può essere importante tanto quanto quello che dici. Parla chiaramente, mantieni un tono uniforme e mantieni il contatto visivo. Mantieni il tuo linguaggio del corpo rilassato e aperto.
Concludi con un riassunto e poi fermati. Riassumi la tua risposta e poi smetti di parlare, anche se questo genera un silenzio. Non devi riempire il silenzio continuando a parlare.
Rapido sollievo dallo stress per una comunicazione efficace
Quando una conversazione inizia a scaldarsi, hai bisogno di qualcosa di rapido e immediato per abbassare l'intensità emotiva. Imparando a ridurre rapidamente lo stress del momento, puoi fare il punto di tutte le emozioni forti che stai vivendo in maniera tranquilla, e regolare così i tuoi sentimenti comportandoti in modo appropriato.
Riconosci quando ti sti stressando troppo. Il tuo corpo ti farà sapere se sei stressato mentre comunichi. I tuoi muscoli o la tua pancia sono contratti? Le tue mani sono serrate? Il tuo respiro è superficiale? Ti stai “dimenticando” di respirare?
Prenditi un momento per calmarti prima di decidere di continuare una conversazione o di rimandarla.
Permetti ai tuoi sensi di aiutarti. Il modo migliore per alleviare lo stress in modo rapido e affidabile è attraverso i sensi (vista, udito, tatto, gusto, olfatto) o il movimento. Ogni persona risponde in modo diverso all'input sensoriale, quindi devi trovare un meccanismo di coping che ti tranquillizzi.
Cerca il lato umoristico nella situazione.
Se usato in modo appropriato, l'umorismo è un ottimo modo per alleviare lo stress durante la comunicazione. Quando tu o le persone intorno a te iniziate a prendere le cose troppo sul serio, trova un modo per alleggerire l'atmosfera condividendo una battuta o una storia divertente.
Sii disposto a scendere a compromessi. A volte mostrare un atteggiamento conciliatore serve a trovare una felice via di mezzo che riduca i livelli di stress per tutti gli interessati. Se ti rendi conto che l'altra persona si preoccupa molto più di te per un problema, il compromesso potrebbe essere più facile per te e un buon investimento per il futuro della relazione.
Accetta di non essere d'accordo, se necessario, e prenditi del tempo lontano dalla situazione in modo che tutti si possano calmare. Se possibile, fai una passeggiata all'aperto o trascorri qualche minuto a meditare. Il movimento fisico o la ricerca di un posto tranquillo per ritrovare l'equilibrio possono ridurre rapidamente lo stress.
IV° abilità e sue caratteristiche:
Impara a farti valere
L'espressione diretta e assertiva rende la comunicazione chiara e può aiutare ad aumentare la tua autostima e le tue capacità decisionali. Essere assertivi significa esprimere i propri pensieri, sentimenti e bisogni in modo aperto e onesto, difendendo se stessi nel rispetto degli altri. Non significa essere ostili, aggressivi o esigenti. Una comunicazione efficace ha sempre una componente di comprensione dell'altra persona, non il vincere una discussione o imporre le proprie opinioni sugli altri.
Per migliorare la tua assertività:
Dai valore a te stesso e alle tue opzioni. Si perché le tue opinioni sono importanti tanto quanto quelle di chiunque altro.
Conosci i tuoi bisogni e desideri. Impara ad esprimerli senza ledere i diritti degli altri. La propria libertà finisce dove comincia quella dell’altro e viceversa!
Impara a dire "no". Conosci i tuoi limiti, rispetta i tuoi bisogni, non sacrificarti e non lasciare che gli altri si approfittino di te.
Sviluppare tecniche di comunicazione assertiva
L'affermazione empatica trasmette sensibilità all'altra persona. Innanzitutto, riconosci la situazione o i sentimenti dell'altra persona, quindi esprimi le tue esigenze e tuoi bisogni o semplicemente la tua opinione. "So che sei stato molto impegnato al lavoro, ma voglio che trovi anche del tempo per noi." “So che ami stare insieme a me, ma io ho bisogno di avere dei miei spazi personali”.
L'escalation dell'asserzione può essere utilizzata quando i primi tentativi non hanno successo. Quindi procedi diventando sempre più fermo con il passare della conversazione. Ad esempio, "Se non rispetti il mio bisogno di avere degli spazi miei, sarò costretto a prendermeli senza il tuo benestare".
Pratica l'assertività in situazioni a basso rischio per aumentare la tua fiducia ed esercitarti nel divenire sempre più efficace!
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